Phễu tuyển sinh trung tâm ngoại ngữ là gì?

Phễu tuyển sinh trung tâm ngoại ngữ là gì? Một trung tâm ngoại ngữ có thể mỗi ngày nhận rất nhiều tin nhắn, cuộc gọi và số điện thoại khách hàng để lại những số học viên đăng ký vẫn không tăng tương ứng. Trong nhiều trường hợp, vấn đề không hẳn nằm ở việc thiếu khách mà nằm ở cách trung tâm xử lý khách trong từng bước tuyển sinh.

Có người nhìn thấy quảng cáo nhưng chưa có nhu cầu. Có người quan tâm, hỏi học phí rồi im lặng. Có khách đã được tư vấn nhưng vẫn muốn tham khảo thêm một vài trung tâm khác. Cũng có người cần được chăm sóc vài lần trước khi đưa ra quyết định.

Vì vậy, thay vì chỉ quan tâm tháng này có bao nhiêu học viên mới, trung tâm nên nhìn toàn bộ hành trình của khách hàng. Phễu tuyển sinh trung tâm ngoại ngữ giúp chia quá trình này thành từng giai đoạn cụ thể, từ lúc khách biết đến thương hiệu cho đến khi đăng ký khóa học.

I. Phễu tuyển sinh là gì?

Phễu tuyển sinh có thể hiểu đơn giản là quá trình chuyển một người từ trạng thái chưa biết đến trung tâm thành khách hàng có nhu cầu và cuối cùng là học viên. Một hành trình phổ biến sẽ gồm: biết đến → quan tâm → để lại thông tin → tư vấn → tìm hiểu khóa học → đăng ký.

Số lượng khách thường giảm dần ở mỗi bước nên mới được gọi là “phễu”. Ví dụ, một chiến dịch có thể tiếp cận 10.000 người, tạo ra 500 khách hàng tiềm năng, trong đó 300 người liên hệ được và cuối cùng có 50 người đăng ký. Con số 50 học viên chỉ cho biết kết quả cuối cùng. Muốn biết tuyển sinh đang hiệu quả hay gặp vấn đề ở đâu, trung tâm cần theo dõi cả những bước trước đó.

1. Hành trình từ khách quan tâm đến học viên

Khách hàng hiếm khi nhìn thấy một quảng cáo rồi quyết định đăng ký ngay. Đặc biệt với các khóa học ngoại ngữ, họ thường cần thời gian tìm hiểu về chương trình, giáo viên, học phí, lịch học và kết quả đầu ra. 

Ví dụ, một sinh viên đang tìm khóa học tiếng Trung giao tiếp có thể bắt đầu bằng việc xem video trên TikTok. Sau đó, họ vào fanpage đọc bài viết, xem đánh giá của học viên cũ rồi mới nhắn tin hỏi khóa học. Nếu được tư vấn đúng nhu cầu, khách có thể đăng ký học thử. Sau buổi học, họ tiếp tục cân nhắc trước khi quyết định đóng học phí.

Mỗi điểm tiếp xúc đều ảnh hưởng đến quyết định cuối cùng. Vì vậy, marketing và tư vấn không nên hoạt động tách rời. Nội dung quảng cáo thu hút khách nhưng tư vấn mới là bước giúp khách hiểu rõ sản phẩm và tiến gần hơn đến quyết định đăng ký.

2. Vì sao không phải khách nào cũng đăng ký?

Không phải khách để lại số điện thoại đều là khách có khả năng đăng ký ngay. Một số người chỉ đang tham khảo học phí. Có người muốn học nhưng chưa sắp xếp được thời gian. Có người đang so sánh nhiều trung tâm. Cũng có trường hợp khách chưa đủ tin tưởng hoặc chưa thấy khóa học phù hợp với nhu cầu của mình.

Vì vậy, nếu một khách chưa đăng ký, không nên ngay lập tức kết luận rằng nhân viên tư vấn làm việc kém. Trung tâm cần xem khách đang dừng ở bước nào. Họ chưa có nhu cầu, chưa phù hợp về lịch học, còn băn khoăn về học phí hay chưa được giải đáp đúng vấn đề? Khi hiểu nguyên nhân, đội ngũ tuyển sinh mới có thể đưa ra cách xử lý phù hợp thay vì liên tục gửi tin nhắn thúc khách đăng ký.

II. Phễu tuyển sinh gồm những giai đoạn nào?

Tùy mô hình hoạt động, mỗi trung tâm có thể chia phễu tuyển sinh thành nhiều bước. Tuy nhiên, có thể tập trung vào hai giai đoạn chính là thu hút khách hàng và tư vấn chuyển đổi.

1. Thu hút và thu thập khách hàng

Đây là giai đoạn marketing đưa thương hiệu đến đúng nhóm người có nhu cầu học. Các kênh thường được sử dụng gồm Facebook, TikTok, Google, website, Zalo, hội nhóm địa phương, sự kiện trải nghiệm hoặc chương trình giới thiệu học viên. Điều quan trọng không phải cứ có nhiều lead là chiến dịch thành công. Trung tâm cần quan tâm đến chất lượng của những khách hàng này.

Ví dụ, một quảng cáo tạo ra 500 số điện thoại nhưng phần lớn chỉ đăng ký để nhận tài liệu miễn phí. Một chiến dịch khác tạo 200 lead nhưng có nhiều người đang tìm lớp để học ngay trong tháng. Khi đó, chiến dịch thứ hai có giá trị tuyển sinh cao hơn dù số lượng lead thấp hơn.

Nội dung quảng cáo cũng cần bám vào nhu cầu thực tế. Người mất gốc sẽ quan tâm đến lộ trình học từ đầu. Người đi làm có thể quan tâm đến tiếng Trung giao tiếp công việc. Phụ huynh lại chú ý đến giáo viên, môi trường học và phương pháp giảng dạy. Thu hút đúng người ngay từ đầu sẽ giúp những bước phía sau dễ triển khai hơn.

2. Tư vấn và chuyển đổi

Sau khi có khách hàng tiềm năng, đội ngũ tư vấn bắt đầu tiếp nhận và tìm hiểu nhu cầu. Một cuộc tư vấn hiệu quả không nên chỉ gồm việc gửi học phí, lịch khai giảng và địa chỉ trung tâm. Nhân viên cần biết khách đang ở trình độ nào, học để làm gì, muốn học trong bao lâu và đang gặp khó khăn gì.

Ví dụ, khách hỏi khóa HSK4 nhưng có thể chưa đạt nền tảng HSK3. Nếu chỉ gửi thông tin khóa HSK4, trung tâm có thể bán sai nhu cầu. Ngược lại, nếu tư vấn viên kiểm tra trình độ và mục tiêu trước, họ có thể đề xuất lộ trình phù hợp hơn.

Tốc độ phản hồi cũng rất quan trọng. Khách hàng thường tìm hiểu nhiều nơi cùng lúc. Nếu trung tâm phản hồi quá chậm, khách có thể chuyển sang đơn vị khác trước khi nhân viên kịp tư vấn. Do đó, cần quản lý rõ trạng thái từng khách: mới nhận, đã liên hệ, chưa nghe máy, đang cân nhắc, đã học thử, chờ khai giảng hay đã đăng ký.

Tham khảo thêm: Một học viên mới của trung tâm đến từ những kênh nào?

Đăng ký nhận tư vấn: docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLScIuOIqTeSZIiCgXH32nTaFT5-sQGdbLgiSrDG7IDA3TegTxQ/viewform

III. Vì sao cần theo dõi từng giai đoạn?

Nếu chỉ nhìn số học viên cuối tháng, người quản lý rất khó biết nguyên nhân khi kết quả tuyển sinh không đạt. Ví dụ, trung tâm có 500 lead nhưng chỉ có 40 học viên mới. Thay vì kết luận “sale chốt kém”, hãy kiểm tra từng bước. Có thể 150 khách không liên hệ được, 100 người chỉ tham khảo, 80 người chưa có lịch học phù hợp và một số khách vẫn đang chờ khai giảng. Khi đó, vấn đề không nằm hoàn toàn ở khâu chốt sale.

1. Phát hiện điểm đang mất khách

Theo dõi từng giai đoạn giúp trung tâm tìm ra chính xác điểm khách hàng đang rời khỏi phễu tuyển sinh:

• Nếu quảng cáo có nhiều lượt tiếp cận nhưng ít người nhắn tin, cần xem lại nội dung và thông điệp.
• Nếu nhiều người nhắn tin nhưng ít để lại thông tin, có thể cách tư vấn ban đầu chưa đủ thuyết phục.
• Nếu có nhiều số điện thoại nhưng tỷ lệ liên hệ thành công thấp, cần kiểm tra thời gian gọi và cách nhân viên tiếp cận.
• Nếu khách đã được tư vấn nhưng ít đăng ký, hãy xem lại nhu cầu, học phí, chương trình và những băn khoăn chưa được giải quyết.

Mỗi điểm rơi có nguyên nhân khác nhau nên cũng cần cách cải thiện khác nhau.

2. Cải thiện hiệu quả tuyển sinh

Khi dữ liệu được theo dõi thường xuyên, trung tâm có thể đưa ra quyết định dựa trên số liệu thay vì cảm tính. Marketing biết kênh nào tạo khách hàng chất lượng. Quản lý biết nhân viên nào cần đào tạo thêm. Đội ngũ tư vấn biết khách thường từ chối vì lý do gì.

Chẳng hạn, TikTok có thể mang lại nhiều lead nhưng website lại có tỷ lệ đăng ký cao hơn. Khi đó, trung tâm có thể tiếp tục dùng TikTok để tạo nhận diện nhưng đầu tư thêm nội dung website để đón nhóm khách có nhu cầu rõ ràng. Nếu muốn đánh giá sâu hơn hiệu quả tư vấn, trung tâm có thể tham khảo bài Tỷ lệ chuyển đổi tư vấn tuyển sinh bao nhiêu là tốt? để có thêm cơ sở theo dõi KPI.

NHƯỢNG QUYỀN TIẾNG TRUNG CNO- HỆ THỐNG 14 CƠ SỞ

📞 Liên hệ: 0362314131 (cô Thảo Kiên)
🎉 Tiktok: Thảo Kiên Education
✅ Website: Cno.edu.vn
🚩 Trụ sở chính: Số 01 Điện Biên Phủ, Hạ Long, Quảng Ninh